Conditions générales d'utilisation et de vente

Espace de gestion FP Office Solution · Version du 3 novembre 2026

Article 1 – Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès à l'application de gestion en ligne (l'« Application ») éditée par FP Office Solution – Floriane Poupard, Entrepreneur individuel (micro-entreprise), SIRET 104 132 576 00018, 4070 route du Mont Salève, 74560 La Muraz, France (le « Prestataire »), par l'entreprise cliente (le « Client ») et les personnes qu'elle autorise à l'utiliser (les « Utilisateurs »).

L'Application est réservée aux professionnels. Les Conditions s'appliquent uniquement entre professionnels. En cas de contradiction, les conditions particulières convenues par écrit (devis, proposition commerciale) priment sur les Conditions.

Article 2 – Acceptation

L'accès à l'Application est subordonné à l'acceptation des Conditions lors de la première connexion, puis de chaque nouvelle version. L'Utilisateur qui accepte les Conditions au nom du Client déclare être habilité à l'engager. Chaque acceptation est horodatée et conservée par le Prestataire à titre de preuve.

Article 3 – Description du service

L'Application permet notamment de gérer un fichier de clients et de prospects, des rendez-vous et leur ajout aux agendas, les devis à préparer et leur suivi, le suivi des échanges et des plus-values par chantier, l'ajout de photos, un planning provisoire des chantiers et le suivi des véhicules (contrôles techniques, assurances). Le service comprend l'hébergement, la maintenance et les sauvegardes de l'Application.

Le Prestataire peut faire évoluer l'Application. S'il supprime une fonctionnalité essentielle, il en informe le Client au moins 30 jours à l'avance.

Article 4 – Accès et identifiants

Les accès sont créés par le Prestataire à la demande du Client. Chaque Utilisateur dispose d'un identifiant (adresse e-mail) et d'un code personnels, confidentiels et non transmissibles. Le Client est responsable de l'utilisation faite des accès de ses Utilisateurs. Il signale sans délai toute perte de code ou utilisation suspecte, et demande la désactivation des accès des personnes qui ne doivent plus utiliser l'Application, par exemple lors du départ d'un salarié.

Le Prestataire peut suspendre un accès en cas d'utilisation anormale ou de risque pour la sécurité, en informant le Client.

Article 5 – Obligations du Client et des Utilisateurs

Le Client et ses Utilisateurs s'engagent à :

• utiliser l'Application conformément à sa destination et à la réglementation en vigueur ;
• n'enregistrer que des données exactes, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à la gestion de leur activité ;
• ne pas enregistrer de données sensibles (santé, opinions, religion, infractions et condamnations, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires complètes), ni de commentaires subjectifs, injurieux ou discriminatoires dans les zones de texte libre ;
• ne prendre en photo que ce qui est utile au chantier et éviter de photographier des personnes ;
• informer leurs propres clients et salariés de l'enregistrement de leurs données et de leurs droits ;
• ne pas porter atteinte au fonctionnement ou à la sécurité de l'Application.

Article 6 – Disponibilité et assistance

L'Application est accessible en principe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens. Des interruptions peuvent avoir lieu pour maintenance ; elles sont si possible programmées en dehors des heures ouvrées. Le Prestataire n'est pas responsable des interruptions dues à l'hébergeur, aux réseaux de communication ou à un cas de force majeure.

L'assistance est assurée par e-mail (contact@fp-officesolution.fr) et par téléphone (06 76 33 05 61) aux jours et heures ouvrés.

Article 7 – Données du Client et sauvegardes

Le Client reste propriétaire des données qu'il enregistre. Il peut les exporter à tout moment depuis l'Application (Compte → Télécharger une sauvegarde). Le Prestataire met en œuvre des sauvegardes régulières.

Article 8 – Prix et conditions de paiement

Le prix du service est celui figurant sur le devis ou la proposition commerciale acceptés par le Client. Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'y ajoute le cas échéant. Les factures sont payables à 30 jours à compter de la date d'émission de la facture, par virement bancaire. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, dès le lendemain de la date d'échéance, l'application de pénalités de retard au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce). Si les frais de recouvrement engagés sont supérieurs, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.

En cas de non-paiement, le Prestataire peut suspendre l'accès à l'Application 15 jours après une mise en demeure restée sans effet. Les données ne sont pas supprimées pendant la suspension.

Article 9 – Durée et résiliation

Le contrat prend effet à la première acceptation des Conditions par le Client, pour une durée indéterminée, sauf durée différente prévue au devis. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment par écrit (e-mail ou courrier), moyennant un préavis de un (1) mois. Les sommes dues pour la période en cours restent exigibles.

En cas de manquement grave de l'une des parties, l'autre peut résilier le contrat 15 jours après une mise en demeure restée sans effet.

Article 10 – Fin du contrat et restitution des données

Le Client peut exporter ses données jusqu'à la fin du contrat. Après la fin du contrat, le Prestataire conserve les données pendant 30 jours pour permettre leur restitution sur demande, puis les supprime définitivement, y compris de ses sauvegardes au fur et à mesure de leur renouvellement, sauf obligation légale de conservation. Une attestation de suppression est remise sur demande.

Article 11 – Propriété intellectuelle

L'Application, son code, sa présentation, son logo et ses contenus restent la propriété exclusive du Prestataire. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée du contrat et à ses besoins internes. Toute copie, reproduction, revente ou mise à disposition de tiers est interdite.

Article 12 – Responsabilité

Le Client est seul responsable des données qu'il saisit, de leur utilisation et des décisions qu'il prend à partir de l'Application. Le planning provisoire est un outil d'aide à l'organisation : les dates qu'il propose sont indicatives et ne constituent pas un engagement envers les clients du Client.

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée que pour les dommages directs et prévisibles résultant d'une faute prouvée. Elle est limitée, toutes causes confondues, au montant hors taxes payé par le Client au cours des 12 derniers mois, sauf faute lourde ou dolosive. Le Prestataire n'est pas responsable des dommages indirects, tels qu'une perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'image.

Article 13 – Protection des données personnelles

Pour les données des Utilisateurs (comptes d'accès), le Prestataire est responsable de traitement, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

Pour les données que le Client enregistre sur ses clients, prospects, contacts et salariés, le Client est responsable de traitement et le Prestataire agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les conditions de ce traitement figurent à l'Annexe 1, qui fait partie intégrante des Conditions.

Article 14 – Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant toute sa durée et 5 ans après sa fin.

Article 15 – Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Article 16 – Modification des Conditions

Le Prestataire peut modifier les Conditions. La nouvelle version est présentée à chaque Utilisateur lors de sa connexion suivante et doit être acceptée pour continuer à utiliser l'Application. Si le Client refuse la nouvelle version, il peut résilier le contrat sans préavis ni frais.

Article 17 – Droit applicable et litiges

Les Conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord, le litige est porté devant la juridiction compétente et, lorsque la loi le permet, devant les tribunaux du ressort de Annecy.

Annexe 1 – Accord de traitement des données personnelles (article 28 du RGPD)

1. Objet

La présente annexe définit les conditions dans lesquelles le Prestataire, en qualité de sous-traitant, traite des données personnelles pour le compte du Client, responsable de traitement.

2. Description du traitement

3. Obligations du Prestataire

Le Prestataire s'engage à :

1. Instructions. Traiter les données uniquement pour les finalités ci-dessus et sur instruction documentée du Client. Les Conditions et l'utilisation de l'Application par le Client constituent ces instructions. Le Prestataire informe immédiatement le Client s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation.
2. Confidentialité. Garantir que les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.
3. Sécurité. Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 du RGPD) : connexion chiffrée (HTTPS), codes de connexion chiffrés, limitation des tentatives de connexion, cloisonnement des données entre entreprises, droits d'accès par profil, base de données inaccessible depuis Internet, hébergement en France, sauvegardes régulières, mises à jour de sécurité.
4. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise le recours à OVH SAS, SAS au capital de 50 000 000 €, RCS Lille Métropole 424 761 419, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France pour l'hébergement des données en France. Le Prestataire informe le Client de tout ajout ou remplacement envisagé ; le Client peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier le contrat sans frais. Le Prestataire impose à ses sous-traitants les mêmes obligations de protection des données.
5. Transferts. Ne transférer aucune donnée hors de l'Union européenne.
6. Droits des personnes. Aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits : l'Application permet de consulter, modifier, exporter et supprimer les données. Toute demande reçue directement par le Prestataire est transmise au Client sans délai.
7. Violations de données. Notifier au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles (nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou envisagées), afin de permettre au Client, le cas échéant, de notifier la CNIL dans les 72 heures et d'informer les personnes concernées.
8. Analyse d'impact. Aider le Client, si nécessaire, à réaliser une analyse d'impact ou une consultation préalable de la CNIL.
9. Sort des données. À la fin du contrat, restituer les données par export puis les supprimer, dans les conditions de l'article 10.
10. Documentation et audit. Tenir un registre des activités de traitement effectuées pour le compte du Client, mettre à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits raisonnables, aux frais du Client, au plus une fois par an et avec un préavis de 30 jours.

4. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• disposer d'une base légale pour les traitements qu'il réalise et informer les personnes concernées ;
• définir et appliquer des durées de conservation adaptées (la CNIL recommande de supprimer les données d'un client ou prospect inactif 3 ans après le dernier contact, hors obligations légales comme la comptabilité) ;
• répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes ;
• notifier à la CNIL, s'il y a lieu, les violations de données dans les 72 heures ;
• veiller au respect par ses Utilisateurs de l'article 5 des Conditions.